Dieser Prozess löst 90 Tage vor dem Dienstjubiläum von Angestellten der kantonalen Verwaltung automatisch eine Benachrichtigung an die unten aufgeführten Prozessberechtigten aus. 

Mit der Durchführung wird das DAG-Absenz-Guthaben bzw. die Lohnauszahlung ausgelöst. Für jeden aktiven Vertrag wird ein Prozess gestartet. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Mehrfachverträgen erhalten folglich von mehreren Ämtern/Betrieben ein DAG. Dies stellt keine Praxisänderung dar.

Die Funktion für die digitale Signatur ist aktuell noch nicht freigeschaltet, ist aber in der Anleitung bereits dokumentiert.

Mit der neuen Funktion "Digitale Unterschrift" kann der Entscheid von der Amtsleiterin oder dem Amtsleiter oder Betriebsleiterin oder Betriebsleiter im Rahmen des Prozesses digital signiert werden. Die unterzeichnete Version wird auch im Abacus- bzw. Fabasoft-Dossier abgelegt. Eine Unterzeichnung ist allein durch die Amts- oder Betriebsleitenden möglich und nicht durch Stellvertretungen. Die Digitale Unterschrift ist nicht Pflicht, Entscheide können weiterhin ohne diese Funktion generiert werden.

Eine Anleitung zur Digitalen Signatur finden Sie hier im entsprechenden Kapitel: DigitaleSignatur.

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Prozess-Berechtigung

• Controllerinnen und Controller (DAG Amtsleiterinnen und Amtsleiter)
• Amtsleiterinnen und Amtsleiter (DAG Betriebsleiterinnen und Betriebsleiter)
• Personaladministratorinnen und Personaladministratoren (für alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter)

Prozess-Start

Automatisiert durch das System, 90 Tage vor dem DAG-Jubiläum

Prozess-Aufnahme 

Rolle PADM

Die Prozessverantwortlichen erhalten 90 Tage vor Dienstjubiläum im My Abacus Posteingang eine Benachrichtigung mit dem Betreff "Dienstaltersgeschenk DAG". So können Sie die Aufgabe zur Bestimmung der Bezugsmodalitäten aufnehmen.

Prozesszuteilung:

• Amtsleiterin/Amtsleiter --> Controllerin/Controller
• Betriebsleiterin/Betriebsleiter --> Amtsleiterin/Amtsleiter
• Mitarbeiterin/Mitarbeiter --> Personaladministratorin/Personaladministrator

Hinweise: 

• Haben mehrere Personen die Rolle PADM, wird der DAG Prozess bei allen angezeigt. In diesem Fall ist eine Absprache nötig, damit nicht beide diesen aufnehmen und bearbeiten.
• Bitte beachten Sie, dass ein Prozessabbruch den gesamten DAG-Prozess löscht. Falls Sie vor der Ausführung des Prozesses Abklärungen treffen müssen, pausieren Sie diesen mit der Option "warten". Nach einem Abbruch kann der Prozess nur durch Applikationsverantwortliche neu gestartet werden.

Bezugsmodalitäten

Die Prozessverantwortlichen entscheiden in Rücksprache mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter über die Bezugsmodalitäten des DAG. Je nach Anstellungsart bzw. Rechtsstellungsverordnung gibt es die Möglichkeit für Umwandlungen (kompletter Bezug als Urlaub) oder Ersatzlösungen (nur Gewählte / Magistraten). 

Standard = halbe Monatsgrundbesoldung und 5.5 Arbeitstage Urlaub
Umwandlung = kompletter Bezug des DAG in Form 11 Tagen Urlaub (nur Angestellte im Monatslohn)

(siehe Kapitel "DAG für Angestellte im Monatslohn" bzw. "DAG für Angestellte im Stundenlohn und Lehrpersonen")

Umwandlungen und Ersatzlösungen sind von der Amtsleiterin/dem Amtsleiter zu bewilligen und werden im Prozess automatisch den betreffenden Personen zugeteilt. In der Standard-Umsetzung wird der Prozess durch die erste Instanz direkt abgeschlossen. Die Prüfung durch das Personalamt erfolgt im Rahmen des Prozesses automatisiert (nicht manuell).

Die Grundlagen zur Berechnung des DAG-relevanten durchschnittlichen BG's können im Verlauf des Prozesses abgerufen werden. Falls eine Überprüfung der Berechnung gewünscht wird, kann diese beim Lohnbüro eingeholt werden.

DAG für Angestellte im Monatslohn

Die Bezugsmodalitäten können entweder in Absprache mit der Jubilarin oder dem Jubilaren durch die Prozessverantwortlichen erfasst oder über den Befehl "Umwandlungsentscheid durch MA" den betreffenden Personen zugeteilt werden.

Als Standardbezug ist die halbe Monatsgrundbesoldung und 5.5 Arbeitstage Urlaub hinterlegt.

1. Personendaten mit den entsprechenden Werte zum DAG-Stichtag (vom System vorgegeben)
2. Auswahl für Bezugsmodalitäten. 
   Der ausgewählte Bezugsmodus bestimmt die angezeigten Daten (nur das Verlassen des Auswahlfeldes aktualisiert die Daten).
   Die Umwandlung steht nur angestellten im Monatslohn (ohne Lehrpersonen) zur Verfügung, Ersatzlösungen nur Gewählten oder Magistraten. Umwandlungen und Ersatzlösungen sind von der Amtsleitung zu bewilligen.
3. Scroll Funktion für weitere Einstellungen 
4. Option für die Aktivierung der digitalen Unterzeichnung durch die Amtsleitung (weiter Informationen im Abschnitt DigitaleSignatur) und Ablage des Entscheides im MA-Dossier bei Bedarf (eine Ablage ist erst ab dem Folgetag möglich)
5. Prozess weiterführen
   abbrechen - kompletter Prozessabbruch (keine Wiederaufnahme möglich!)
   warten - Prozessbearbeitung verschieben, Wiederaufnahme über den Posteingang
   Auswertung - Datei gibt Auskunft über die Berechnung des durchschnittlichen Beschäftigungsgrades
   Umwandlungsentscheid durch MA - Zuteilung des Prozesses an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter
   Vorschau Entscheid- Entscheid wird im Entwurf angezeigt
   weiter - Prozesszuteilung an nächste Instanz

Mit der Auswahl der Option für die "Digitalen Signatur"  gibt das System bei der Weiterführung des Prozesses nachfolgende Meldung aus. Erst nach der Bestätigung des DAG durch alle Instanzen erhält die Amtsleitung eine Einladung zur Signierung des Entscheids.

DAG für Angestellte im Stundenlohn und Lehrpersonen

Bei Angestellten im Stundenlohn und Lehrpersonen steht im DAG-Prozess keine Auswahlmöglichkeit zu Bezugsmodalitäten zur Verfügung. Das DAG wird nur als Besoldung und nicht Form von Urlaub ausgerichtet.

Das Anspruchsfeld ist bei Personen im Stundenlohn und Lehrpersonen mit dem Standard-Text für Angestellte im Monatslohn abgefüllt. Ausschlaggebend ist der Totalbetrag im Feld der DAG Besoldungsgutschrift.

DAG für Lehrpersonen: Berücksichtigung zusätzlicher Anstellungen

Anstellungen innerhalb der Kantonalen Verwaltung Thurgau (auch in anderen Schulen) berücksichtigt das System bei der Anspruchsberechnung. Dazu muss die prozessbearbeitende Person die anzurechnenden Anstellungen zu Beginn des Prozesses erfassen. $ind keine weiteren Anstellungen zu erfassen, muss das Erfassungsfeld mit dem roten Kreuz-Symbol entfernt werden, siehe Abbildung.

Prozess-Aufnahme (Rolle AL/BL)

Umwandlungen und Ersatzlösungen sind von der Amtsleiterin/dem Amtsleiter zu bewilligen und werden im Prozess automatisch den betreffenden Personen zugeteilt.
Der Prozess kann in diesem Fall nur weitergeführt werden, wenn das Flag "Bewilligung Umwandlung" aktiviert wird.

In der Standard-Umsetzung wird der Prozess durch die erste Instanz direkt abgeschlossen.
Nur bei einer Umwandlung wird die Amts- oder Betriebsleitung als Instanz involviert.

Die Prüfung durch das Personalamt erfolgt in allen Fällen automatisiert und nicht mehr manuell.

Digitale Signatur

Mit der Aktivierung des Befehl für die Digitale Signatur im Startformular erhält die zuständige Amts- oder Betriebsleitung nach der Bewilligung des Prozesses durch alle Instanzen per Mail eine Aufforderung zur Signierung.

Die betreffende Person muss einmalig ein Konto bei DeepSign erstellen und sich mit einer Applikation per Handy identifizieren. 

• DeepSign Konto erstellen

• Identifikation mit MobileID einrichten

• Identifikation mit DeepID einrichten

• Signieren mit DeepSign

Eine Unterzeichnung ist allein durch die Amts- oder Betriebsleitenden möglich und nicht durch Stellvertretungen.
Detaillierte Anleitungen finden sich im Kapitel über DeepSign

Die unterzeichnete Version des Entscheids wird im Abacus- bzw. Fabasoft-Dossier abgelegt.

Benachrichtigung per Mail

Die Schaltfläche "öffnen & signieren" im Mailtext öffnet das Dokument in DeepSign.
(von diesem Schritt aus erfolgt die einmalige Registrierung für DeepSign).

Signieren in DeepSign

Nach der Auswahl des Links "Öffnen & Signieren" im Mail erfolgen die nächsten Schritte im DeepSign-Konto.
Die Funktion "Signieren" fügt die eigene Signatur löst einen Bestätigungsprozess über die DeepID-App aus.

Mit der vollständigen Signierung wird der Prozess in Abacus weitergeführt.
Die Prozessstarterin oder der Prozessstarter erhält eine Benachrichtigung mit dem unterzeichneten Entscheid im Anhang.

Die Frist für die Signierung eines Dokumentes beträgt 7 Tage. Der Prozess erhält dadurch den Status "warten"
Verstreicht diese Frist, läuft der Prozess automatisch weiter und der Entscheid wird ohne Unterzeichnung ausgegeben und abgelegt.

Wird ein Signaturprozess durch die Amts- oder Betriebsleitung im DeepSign-Konto abgelehnt oder der Signatur-Prozess durch Applikationsverantwortliche abgebrochen, wird der Prozess weitergeführt. Die Generierung des Entscheides erfolgt ohne Unterschrift

Prozess-Abschluss 

Entscheid

Die Prüfung durch das Personalamt erfolgt im Rahmen des Prozesses automatisiert (nicht manuell).

Der definitive Entscheid wird der Prozessstarterin oder dem Prozessstarter über den Posteingang im My Abacus Portal zugestellt. Sofern das Flag für die zusätzliche Ablage des Entscheides im Dossier des Mitarbeiters aktiviert wurde, ist dieses per eingegebenem Datum auch dort einsehbar.

Der unterzeichnete Entscheid geht an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter.
Teil davon ist auch die Berechnungsgrundlage des DAG zum durchschnittlichen Beschäftigungsgrad.

DAG-Gutschrift

Bisher wurden die Absenz- und Besoldungsgutschriften im Monat des DAG-Dienstjubiläums und nicht per DAG-Fälligkeit (Erfüllungstag) gut geschrieben. Über den Abacus Prozess erfolgen die Gutschriften per DAG-Fälligkeit (im Monat des Erfüllungstages).

DAG-Jubiläumstag = bezogen auf den Tag des Eintritts (z.B. 1.6.2015 -> 1.6.2025)
DAG-Erfüllungstag/Fälligkeit = Tag vor Eintrittsjubiläum (Jubiläumstag 1.6.2025 = Erfüllungstag 31.5.2025)

Hinweise:

• Bei Personen mit längeren krankheitsbedingten Ausfällen erfolgt die Berechnung zum DAG weiterhin manuell durch das Lohnbüro. Dies wird beim Prozessstart entsprechend mitgeteilt.
• Die Grundlagen zur Berechnung des DAG-relevanten durchschnittlichen BGs können im Verlauf des Prozesses abgerufen werden. Wird eine Überprüfung gewünscht, ist das Lohnbüro zu kontaktieren.
• Verfügen mehrere Personen im Amt über die Rolle PADM, bekommen alle diese Personen einen Benachrichtigung zum DAG-Prozess. Hier ist eine Absprache nötig, damit nicht beide den gleichen Prozess bearbeiten.