Dieser Prozess dient zur Erfassung von Stunden und Spesen von Angestellten mit KEN-Verträgen (Personen in Kommissionen, Nebenämtern oder Experten) und auch für Schülerhilfen.

 
Die betreffenden Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter reichen die ausgefüllte KEN-Excel-Tabelle dem Amt in elektronischer Form ein. Die geleisteten Stunden, Pauschalen oder Spesen werden über diesen Prozess in das Lohnsystem importiert.

Das Formular für die Erfassung der Leistungen steht hier als Download oder im Fabasoft unter der Nummer V1110 als Vorlage zur Verfügung. V1110_ArbZeit_Spesen-Formular_KEN_Kommissonen_Experten_Nebenämter.xlsx

Hinweis: es empfiehlt sich, jeweils das aktuelle Formular aus dem Fabasoft zu verwenden. Ältere Versionen können Fehler verursachen, wodurch Daten nicht vollständig eingelesen werden.

 

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Prozess-Berechtigung

• Personaladministratorinnen und Personaladministratoren
• Personalassistentinnen und Personalassistenten

Prozess-Start

KEN-Formular vorbereiten

Vor dem Starten des Prozesses muss das KEN-Formular korrekt ausgefüllt und lokal gespeichert sein. Damit dieses richtig eingelesen wird, bitte folgende Punkte beachten:

• Die Excel-Vorlage darf in der Formatierung nicht geändert werden (z.B. keine Ergänzung von Zeilen).
• Das Trennzeichen für Stunden ist der Doppelpunkt. Das System rechnet die Totalwerte in Dezimalzahlen um.
• Die Einträge müssen fortlaufend erfolgen, bei den Einträgen keine Zeilen auslassen. Jede Zeile muss mit einem Datum versehen sein, da sie sonst nicht eingelesen wird.
• Beschreibungstexte ohne Sonderzeichen verfassen, da der Import sonst einen Fehler generiert.
• Die Zeile "Funktion" dient zur Spezifizierung der Tätigkeit des 
• aktuelle Excel-Vorlage aus dem Fabasoft verwenden: ältere Versionen können Fehler verursachen, wodurch Daten nicht vollständig eingelesen werden.

KEN-Formular hochladen

  

1. Prozess starten im Abschnitt "Lohnbestandteile", danach Mitarbeiterin oder Mitarbeiter auswählen.
2. Mit der Funktion "Datei ablegen" das abgespeicherte KEN-Formular hochladen.
3. Über die Schaltfläche "weiterfahren" wird das Formular eingelesen.
4. Im Abschnitt "Leistungsangaben" sind die Totale aus den erfassten Arbeitszeiten und Spesen sichtbar.
5. Die Mitarbeiter-Daten werden aus dem Personalstamm eingefügt. Die Angaben im Abschnitt "Formulardaten" stammen aus dem Formular. Das System verwendet grundsätzlich die Daten aus dem Personalstamm. Sollten Differenzen zu den Formulardaten ersichtlich sein, muss zuerst eine Anpassung in den Stammdaten vorgenommen werden.
6. Mit dem Befehl "prüfen" wird der Prozess an die Kontrollinstanz Lohnadministratorin oder Lohnadministrator weitergeleitet.
   Die Schaltfläche "beenden" bricht den Prozess komplett ab und bezeichnet ihn ebenfalls als "erledigt". Er muss anschliessend nochmals neu gestartet werden.

Prozess-Aufnahme: Rolle LADM

1. Benachrichtigung in der Inbox öffnen
2. Prozess aufnehmen
3. Daten prüfen
4. Erfassung speichern. Beim Ablehnen ist eine Begründung zwingend. Die Prozessstarterin oder der Prozessstarter erhält in diesem Fall eine Nachricht in der Inbox und kann den Prozess anpassen. Der Befehl "warten" pausiert den Prozess für eine spätere Wiederaufnahme.

Prozess-Abschluss

1. Der erfolgreiche Import in die Lohn-Vorerfassung wird der Lohnadministratorin oder dem Lohnadminstratoren mit einer entsprechenden Nachricht angezeigt.
2. Die importierten Daten können in der Auswertung "Vorerfassung" eingesehen werden. Sobald diese Daten vom Lohnbüro für den Lohnlauf abgeholt wurden, sind sie dort jedoch nicht mehr ersichtlich.