Mit diesem Prozess können fixe Pensen von Lehrpersonen auf ein bestimmtes Datum angepasst werden. Ausführende können nur Personaladministratorinnen und Personaladministratoren sein, jedoch wird das zuständige Personalbüro ebenfalls informiert.

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Prozess Berechtigung

• Personaladministratorin oder Personaladministrator 

Prozess-Start

Prozess-Ablauf: Rolle PADM

Pensenmeldung ausfüllen

1. Eingabe des Zeitpunktes, ab welchem die Pensenänderung gültig ist (Datum über den Kalender auswählen oder direkt eingeben). Die Änderung eines Pensums ist nur per 1. des Monats erlaubt.
   
2. Über die Schaltfläche "Pensenmeldung herunterladen" wird die Datei-Vorschau aufbereitet. Anschliessend das Dokument herunterladen. Dadurch öffnet sich ein Excel-File mit den aktuellen Werten. 
   
3. Es sind nur die neuen Pensen in der Spalte M "neue Wochenlektionen" einzutragen. 
   
4. Wenn nötig kann ein "Gültig bis" Datum erfasst werden, danach die Excel-Datei lokal abspeichern.
   Hinweis: Fehlen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter auf der Liste, dürfen diese nicht im Excel erfasst werden. Es ist eine Anfrage an servicdesk.pa@tg.ch mit den fehlenden Personen und den dazu nötigen Angaben wie Personal-Nr. etc. zu senden.

Pensenmeldung hochladen

1. Angepasste Datei hochladen.
   
2. Die gespeicherte Excel-Datei auswählen und hochladen. Über den Befehl "weiterfahren" gelangt der Prozess zur Kontrolle an die Person mit der Rolle Lohnadministratorin oder Lohnadministrator. 
   

Prozess-Aufnahme: Rolle LADM

Pensenmeldung kontrollieren

1. Inbox-Benachrichtigung zum Prozess öffnen.
   
2. Prozess mit dem Befehl "Aufnehmen" öffnen.
   
3. Über die Schaltfläche "angepasste Pensenmeldung herunterladen" Excel-Datei mit Download öffnen und kontrollieren.
   
4. Mit "Freigeben und Pensen importieren" wird die Pensenänderung ins System importiert.
   
5. IM Falle einer Ablehnung muss eine Begründung eingetragen werden.
6. Mit dem Befehl "Ablehnen" geht der Prozess zurück an die Prozessstarterin oder den Prozessstarter mit Inbox-Mitteilung.
7. Mit "Pausieren" kann der Prozess zu einem späteren Zeitpunkt über die Inbox wieder aufgenommen werden.

Pensenbriefe aufbereiten

1. Für die betreffenden Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter mittels Befehl "Pensenbriefe aufbereiten" die Briefe erstellen. über die Schaltfläche "Weiterfahren" den Aufbereitungsprozess starten. 
2. Pensenbriefe werden aufbereitet.
3. Nach kompletter Aufbereitung gelangt eine Benachrichtigung in die Inbox. Dort über die Schaltfläche "Aufnehmen" den Prozess weiterführen.
4. Mit dem Augen-Icon können die Pensenbriefe in der Vorschau angesehen werden.
   
5. Mit der Download-Funktion die Pensenbriefe als PDF herunterladen.
   
6. Die Schalfläche "Alle herunterladen" erstellt ein Zip-File. Sind die Pensenbriefe einmal heruntergeladen, kann der Prozess mit "schliessen" beendet werden.
   
7. Ein nachträgliches Herunterladen der PDF Dateien ist nicht möglich. Mit der Auswahl des Befehls "Nein" kehrt der Prozess zur Maske mit den Download-Optionen zurück.

Prozess-Abschluss

Mit dem Download der Pensenbriefe ist der Prozess abgeschlossen. Ob die Pensen korrekt übernommen wurden, kann mit dem starten desselben Prozesses kontrolliert werden, indem die Pensenmeldung mit dem passenden Gültigkeitsdatum heruntergeladen wird.