03.11.01.03 - Leistungsprämie

Dies ist der Prozess für die Auszahlung von Leistungsprämien an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter. Nach der Erfassung durch Personaladministratorinnen und Personaladministratoren wird die Auszahlung von der Amtsleitung und dem Controlling bestätigt. Die Zustimmung des Personalamtes erfolgt innerhalb der Betragsrichtlinien (Fr. 250 - Fr. 3000) automatisiert.

Die Funktion für die digitale Signatur ist aktuell noch nicht freigeschaltet, ist aber in der Anleitung bereits dokumentiert.

Mit der neuen Funktion "Digitale Unterschrift" kann der Entscheid von der Amtsleiterin oder dem Amtsleiter oder Betriebsleiterin oder Betriebsleiter im Rahmen des Prozesses digital signiert werden. Die unterzeichnete Version wird auch im Abacus- bzw. Fabasoft-Dossier abgelegt. Eine Unterzeichnung ist allein durch die Amts- oder Betriebsleitenden möglich und nicht durch Stellvertretungen. Die Digitale Unterschrift ist nicht Pflicht, Entscheide können weiterhin ohne diese Funktion generiert werden.

Eine Anleitung zur Digitalen Signatur finden Sie hier im entsprechenden Kapitel: DigitaleSignatur.




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Prozess-Berechtigung

  • Personaladministratorinnen und Personaladministratoren
  • Personalbüro
  • Controllerinnen und Controller



Prozess-Start

Im MyAbacus Portal den Prozess im Abschnitt der Lohnbestandteile starten und
gewünschte Mitarbeiterin oder gewünschten Mitarbeiter auswählen.

Die Informationen zum Auszahlungstermin lesen und bestätigen.
Erst danach wird die Erfassungsmaske geöffnet.





Erfassungsmaske ausfüllen


  1. Höhe des Betrages eintragen
  2. gewünschten Auszahlungstermin bestimmen
  3. Begründung erfassen (Die Begründung kann durch die Instanz der Amts- oder Betriebsleitung später angepasst werden.)
  4. Aktivierung der digitalen Signatur und/oder Ablage des Entscheides im Mitarbeiterdossier bei Bedarf



Hinweis

Eine Leistungsprämie für eine Amtsleiterin oder einen Amtsleiter bzw. für einen Generalsekretärin oder einen Generalsekretär, wird in der Instanz "Bestätigung durch AL/BL" dem Controller oder der Controllerin zugeteilt.

Hat der Prozessstarter oder die Prozessstarterin selber auch Rechte als Controllerin oder Controller, muss dieser oder diese den Prozess zwei Mal aufnehmen: in der Instanz als AL/BL und in der Instanz als Departement.
Im Anschluss gelangt der Prozess zum Personalamt (automatisierte Zustimmung, sofern der Betrag im Rahmen der Vorgaben zwischen Fr. 2500 und Fr. 3000).

Das Lohnbüro wird mittels Benachrichtigung informiert.




Prozess-Aufnahme AL, BL, CONT, PA

In der Inbox erhalten die nächsten Instanzen jeweils eine Benachrichtigung für die Aufnahme des Prozesses.
Mit den Anklicken der Nachricht öffnet sich ein separates Fenster:

    1. Schaltfläche für das Aufnehmen des Prozesses
    2. Status
    3. Prozessinstanzen und Bearbeitungsstatus 



Bewilligung Amtsleitung

Amtsleiterinnen oder Amtsleiter können nach der Aufnahme des Prozesses den Begründungstext bei Bedarf noch anpassen und die Prozesssteuerung mit der Digitalen Unterzeichnung anpassen.

  1. Auszahlungstermin
  2. Aktivierung oder Deaktivierung digitale Unterschrift und/oder Ablage im Personaldossier
  3. Der Befehl "Stellungnahme Departement" leitet den Prozess an die Controllerin oder den Controller des Departements weiter. Mit "ablehnen" geht der Prozess zurück zur Prozessstarterin oder zum Prozessstarter. Bei dieser Option ist eine Bemerkung zwingend. Mit der Funktion "Vorschau Entscheid" wird ein Entwurfsdokument zur Ansicht generiert.


Stellungnahme Departement

Die Controllerin oder der Controller des Departements gibt im Bereich "Stellungnahme Departement" die Zustimmung ein.
Mit der Auswahl einer Zustimmungsart wird eine automatische Textzeile generiert (manuelle Ergänung möglich).

Die Schaltfläche "Auswertung Leistungsprämien Departement" generiert eine Excel-Liste zu allen Leistungsprämien des ganzen Departementes.

Mit dem Befehl "Stellungnahme Personalamt" erfolgt die Zustimmung jener Instanz innerhalb der Betragsrichtlinien (Fr. 250 - Fr. 3000) automatisiert. Nur ein Betrag ausserhalb dieses Rahmens muss noch manuell bestätigt werden.



Digitale Signatur

Mit der Aktivierung des Befehl für die Digitale Signatur im Startformular erhält die zuständige Amts- oder Betriebsleitung nach der Bewilligung des Prozesses durch alle Instanzen per Mail eine Aufforderung zur Signierung.

Die betreffende Person muss einmalig ein Konto bei DeepSign erstellen und sich mit einer Applikation per Handy identifizieren. 

Eine Unterzeichnung ist allein durch die Amts- oder Betriebsleitenden möglich und nicht durch Stellvertretungen.
Detaillierte Anleitungen finden sich im Kapitel über DeepSign

Die unterzeichnete Version des Entscheids wird im Abacus- bzw. Fabasoft-Dossier abgelegt.


Benachrichtigung per Mail

Die Schaltfläche "öffnen & signieren" im Mailtext öffnet das Dokument in DeepSign.
(von diesem Schritt aus erfolgt die einmalige Registrierung für DeepSign).


Signieren in DeepSign

Nach der Auswahl des Links "Öffnen & Signieren" im Mail erfolgen die nächsten Schritte im DeepSign-Konto.
Die Funktion "Signieren" fügt die eigene Signatur löst einen Bestätigungsprozess über die DeepID-App aus.

Mit der vollständigen Signierung wird der Prozess in Abacus weitergeführt.
Die Prozessstarterin oder der Prozessstarter erhält eine Benachrichtigung mit dem unterzeichneten Entscheid im Anhang.


Frist für die Unterzeichnung

Die Frist für die Signierung eines Dokumentes beträgt 7 Tage. Der Prozess erhält dadurch den Status "warten"
Verstreicht diese Frist, läuft der Prozess automatisch weiter und der Entscheid wird ohne Unterzeichnung ausgegeben und abgelegt.


Ablehnung oder Abbruch Signaturprozess

Wird ein Signaturprozess durch die Amts- oder Betriebsleitung im DeepSign-Konto abgelehnt oder der Signatur-Prozess durch Applikationsverantwortliche abgebrochen, wird der Prozess weitergeführt.
Die Generierung des Entscheides erfolgt ohne Unterschrift



Prozess-Abschluss

Benachrichtigung Prozessstarterin/Prozessstarter


Nach allen Freigabe-Instanzen wird die Leistungsprämie im Lohnsystem erfasst und der Prozess abgeschlossen und eine entsprechende Information generiert. 

  1. Nachricht im Posteingang zum Prozessabschluss
  2. Benachrichtigungstext zur bewilligten Leistungsprämie.
  3. Anhang mit Entscheid als PDF zum Ausdrucken


Ablage Entscheid

Das Dokument mit dem Entscheid wird automatisch auch im Abacus Personaldossier als PDF abgelegt. 
Es kann durch Personen mit entsprechender Berechtigung im Menu "Mein Team" bei der betreffenden Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter eingesehen werden. 
Mit der nächtlichen Synchronisierung gelangt der Entscheid auch ins Fabasoft Dossier.

Ins Subdossier der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters (Abacus) gelangt der Entscheid nur, wenn dies beim Prozessstart entsprechend aktiviert wurde.



Zuletzt bearbeitet: Dienstag, 29. September 2026, 16:43