Dieser Prozess ermöglicht die Anpassung des Beschäftigungsgrades von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Monats- oder Stundenlohn auf ein bestimmtes Datum. 
Auch Mehrfachanpassungen sind möglich.

Der Prozess Generiert automatisch einen Entscheid, welcher der Mitarbeiterin / dem Mitarbeiter nach erfolgreicher Ausführung übergeben werden kann und automatisch im Personaldossier abgelegt wird.
Sofern die Stellenquanten einer Organisationseinheit durch die BG-Änderung nicht überschritten wird, erfolgt die Genehmigung durch das Personalamt automatisiert. 
Liegt eine Überschreitung vor, muss der Prozess vom Personalamt manuell bewilligt werden.

Die Funktion für die digitale Signatur ist aktuell noch nicht freigeschaltet, ist aber in der Anleitung bereits dokumentiert.

Mit der neuen Funktion "Digitale Unterschrift" kann der Entscheid von der Amtsleiterin oder dem Amtsleiter oder Betriebsleiterin oder Betriebsleiter im Rahmen des Prozesses digital signiert werden. Die unterzeichnete Version wird auch im Abacus- bzw. Fabasoft-Dossier abgelegt. Eine Unterzeichnung ist allein durch die Amts- oder Betriebsleitenden möglich und nicht durch Stellvertretungen. Die Digitale Unterschrift ist nicht Pflicht, Entscheide können weiterhin ohne diese Funktion generiert werden.

Eine Anleitung finden Sie hier im entsprechenden Kapitel unter DigitaleSignatur.

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Prozess-Berechtigung

• Personaladministratorinnen und Personaladministratoren
• Controllerinen und Controller (für Amtsleitungen)

Prozess-Start: Rolle PADM / CONT

1. Prozess im Abschnitt "Vertragsdaten" starten, damit öffnet sich die Mitarbeiter-Auswahl.

Formular ausfüllen

1. Informationen zum BG-Prozess-Ablauf. Eine Änderung des BG ist rückwirkend auf den ersten Tag des Monats möglich, jedoch nur bis zum 15ten Tag.
2. Feld mit dem aktuellen Beschäftigungsgrad
3. Erfassung neuer Beschäftigungsgrad: die letzte BG-Zeile darf kein Enddatum enthalten.
   Ein temporärer BG-Wechsel muss mit einer Zusatzzeile ohne Enddatum mit dem ursprünglichen BG ergänzt werden. Siehe Beispiel.
4. Textelemente für den Entscheid erfassen: Grund BG-Wechsel und Begründungstext.
   Die Bemerkung intern wird im Entscheid nicht abgebildet. Sie dient zur Weitergabe von Hintergrundinformationen für die weiteren Instanzen. Ersetzt der vorliegende Prozess einen kürzlich erfassten BG-Wechsel, kann ein "Ersatz-Entscheid" generiert werden.
5. Option ABBRECHEN beendet den Prozess vollständig
6. Option WARTEN pausiert den Prozess zur späteren Wiederaufnahme aus der Inbox.
7. Option PRÜFEN AMT/BETRIEB sendet den Prozess an die nächste Instanz zur Prüfung
8. Option VORSCHAU ENTSCHEID 

Prozess-Aufnahme: Rolle AL 

In diesem Schritt wird der Prozess von der Amts- oder Betriebsleitung bewilligt.
Die Bewilligung kann auch durch eine Stellvertretung erfolgen. Beinhaltet der Prozess jedoch einen digitale Signatur, kann diese nur durch die Amts- oder Betriebsleitung ausgeführt werden.

Benachrichtigung im Posteingang

1. Benachrichtigung zum pendenten Prozess über die Inbox.
2. Prozess über die Schaltfläche "aufnehmen" öffnen
3. Anzeige des Prozessfortschritts

Prüfung/Bewilligung

1. BG-Änderung
2. Begründung und Bemerkungen für den Entscheid
3. Option ABBRECHEN beendet den Prozess vollständig
4. Option WARTEN pausiert den Prozess zur späteren Wiederaufnahme aus der Inbox.
5. Option ABLEHNEN gibt den Prozess an die Rolle PADM zurück zur Bearbeitung
6. Option BEWILLIGUNG AMT/BETRIEB bestätigt den BG-Wechsel und sendet den Prozess weiter an das Personalamt zur Stellungnahme.

Hinweis

BG-Änderungen für Amtsleitungen müssen auch von der Amtsleitung selber bewilligt werden.

Prüfung Personalamt

Die Prüfung des Personalamtes erfolgt innerhalb des Prozesses automatisiert, sofern das durch die BG-Änderung entstandene IST-Quantum nicht höher ist als das geplante SOLL-Quantum innerhalb der Organisationseinheit.

Bei einer Überschreitung wird im Prozessablauf eine entsprechende Mitteilung ausgegeben und der Prozess wird der Bereichspersonalleitung im Personalamt zur Bewilligung zugeteilt.

Digitale Signatur

Benachrichtigung per Mail

Mit der Aktivierung des Befehl für die Digitale Signatur im Startformular erhält die zuständige Amts- oder Betriebsleitung nach der Bewilligung des Prozesses durch alle Instanzen per Mail eine Aufforderung zur Signierung.

Die betreffende Person muss einmalig ein Konto bei DeepSign erstellen und sich mit einer Applikation per Handy identifizieren. 

Detaillierte Anleitungen finden sich im Kapitel über DeepSign

• DeepSign Konto erstellen
• Identifikation mit MobileID einrichten
• Identifikation mit DeepID einrichten
• Signieren mit DeepSign

Die unterzeichnete Version des Entscheids wird im Abacus- bzw. Fabasoft-Dossier abgelegt. Eine Unterzeichnung ist allein durch die Amts- oder Betriebsleitenden möglich und nicht durch Stellvertretungen.

Mit "öffnen & signieren" wird das Dokument in DeepSign geöffnet

Signieren in DeepSign

Die Funktion "Signieren" fügt die eigene Signatur im Dokument ein und führt den Prozess anschliessend in Abacus weiter.

Mit der vollständigen Signierung wird der Prozess in Abacus weitergeführt.
Die Prozessstarterin oder der Prozessstarter erhält eine Benachrichtigung mit dem unterzeichneten Entscheid im Anhang.

Die Frist für die Signierung eines Dokumentes beträgt 7 Tage. Der Prozess erhält dadurch den Status "warten". Verstreicht diese Frist, läuft der Prozess automatisch weiter und der Entscheid wird ohne Unterzeichnung ausgegeben und abgelegt. Der Entscheid wird ohne Unterschrift generiert und abgelegt.

Wird ein Signaturprozess durch die Amts- oder Betriebsleitung im DeepSign-Konto abgeleht oder der Signatur-Prozess durch Applikationsverantwortliche abgebrochen, wird der Prozess weitergeführt.

Prozess-Abschluss

Benachrichtigung Prozessstarterin/Prozessstarter

1. Nach der Bewilligung des Prozesses durch das Personalamt erhält die Personaladministratorin oder der Personaladministrator eine Benachrichtigung in der Inbox.
2. Bestätigungstext zum BG-Prozess
3. PDF mit Entscheid zum Download und zur lokalen Abspeicherung

Ablage Entscheid

Der Entscheid wird im Personaldossier im Subdossier1 und (sofern im Prozess ausgewählt) auch im Subdossier 8 (MA-Dossier Abacus) abgelegt. Mit der Synchronisierung werden diese Daten auch ins Fabasoft Dossier übertragen.