Personen mit der erweiterten Menu-Ansicht steht in der Profilverwaltung die Funktion "Regelung für Stellvertretende" zur Verfügung. Damit ist es möglich, einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin gezielte Stellvertreter-Funktionen auf jeder Rolle zu vergeben, temporär oder permanent.

Funktionseinschränkungen nach Abacus Update Version 2025 im November 2025:

• Temporäre Stellvertretungen können Absenzen nicht über das Freigabe Cockpit freigeben, sondern nur über die Nachricht im Posteingang. 
• Bei temporäre Stellvertretungen wird auf dem Register "Zeit" im Freigabe Cockpit die Zahl "0" angezeigt, auch wenn Einträge vorhanden sind. Es erfolgt jedoch eine Benachrichtigung im Posteingang. Dieser Fehler wird mit der V2026 behoben.
• Fertiggemeldete Daten werden bei einer temporären Stellvertretung nicht angezeigt, wenn diese Stellvertretung nach der Fertigmeldung eingerichtet wurde. Damit die Daten sichtbar werden, muss die betreffende Mitarbeiterin oder der betreffende Mitarbeiter die Fertigmeldung zurückziehen und neu beantragen.

Stellvertretung einrichten

Über das Profilbild die Einstellungen aufrufen.

Im Abschnitt "Regelung für Stellvertretende" mittels Schaltfläche "Neue Regelung" die Stellvertretung einrichten.

Stellvertretungseigenschaften definieren

1. Falls eine Belegung auf mehreren Stellen vorhanden ist, ist diese Auswahl aktiv
   
   
2. Stellvertretungsrolle bestimmen (z.B. als VG, LADM, PADM usw). 
   Die ausgewählte Rolle bestimmt die Anzahl Berechtigungen, welche anschliessend zur Auswahl stehen
   
   
3. Berechtigungen setzen. Die Rolle "Freigabeprozesse" ist zwingend bei Rollen mit Visierungs- oder Freigabefunktionen ( VG, LADM, GS). Empfehlung: alle Berechtigungen setzen, damit alle Prozesse einwandfrei funktionieren.
   
   
4. Stellvertreterin oder Stellvertreter auswählen. Standardmässig ist die Person mit der tiefsten aktiven Personalnummer vorausgewählt. Den Namen überschreiben, damit werden entsprechende Vorschläge angezeigt.
   
   
5. Die permanente Vertretung greift ab dem Tag, an dem sie vergeben wird. Bei der temporären kann der Zeitraum auch vor dem aktuellen Tag gesetzt werden, damit sind alle früheren noch offenen Daten zur Visierung bzw. Freigabe für die Vertretung sichtbar.
   
   
   
   
6. Eingaben mit dem Befehl "speichern" abschliessen. 

Hinweise:

• Beim Einrichten einer Stellvertretung sollten möglichst alle Berechtigungen vergeben werden. Es ist sonst nicht sicherstellt, dass für die Vertretung alle Prozesse richtig funktionieren.
• Die Berechtigung "Freigabeprozesse" ist bei Rollen mit Visierung- oder Freigabefunktionen zwingend.
  
• Nicht alle Rollen verfügen über gleich viele Berechtigungen, die vergeben werden können. 
• Mit einer Stellvertretungsrolle sind nicht zwingend alle Auswertungen möglich. Vergibt z.B. eine Person mit der Berechtigung CONT eine Stellvertretung, ist die Auswertung "Leistungsprämie Departement" trotzdem bei der Stellvertretung trotzdem nicht ersichtlich. Der Grund liegt darin, dass die Auswertung selber einen Zugriffschutz hinterlegt hat.
  
• Vergibt eine vorgesetzte Person eine Stellvertretung an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, kann diese ihre bzw. seine eigenen Daten nicht visieren. Die Daten sind im Freigabe-Cockpit nicht ersichtlich und es wird auch keine Benachrichtigung in den Posteingang versandt.