Personen mit der erweiterten Menu-Ansicht steht in der Profilverwaltung die Funktion "Regelung für Stellvertretende" zur Verfügung. Damit ist es möglich, einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin gezielte Stellvertreter-Funktionen auf jeder Rolle zu vergeben, temporär oder permanent.

Grundsätzlich ist zu beachten, beim Einrichten einer Stellvertretung alle Berechtigungen zu vergeben. Es ist sonst nicht sichergestellt, dass für die Vertretung alle Prozesse richtig funktionieren. 

Hinweis:
Personen mit einer temporären Stellvertretung können Absenzen nur über den Posteingang bewilligen.
Im Freigabe Cockpit werden diese Daten nicht angezeigt. 

Stellvertretung einrichten

Über das Profilbild die Einstellungen aufrufen.

Im Abschnitt "Regelung für Stellvertretende" mittels Schaltfläche "Neue Regelung" die Stellvertretung einrichten.

1. Rolle auswählen, für welche die Stellvertretung vergeben werden soll (VG, PADM, LADM usw.)
   
2. Berechtigungen bestimmen (alle Berechtigungen setzen, da sonst Prozesse nicht einwandfrei funktionieren)
   
3. Stellvertreterin oder Stellvertreter auswählen. Standardmässig ist die Person mit der tiefsten aktiven Personalnummer vorausgewählt. Den Namen überschreiben, damit werden entsprechende Vorschläge angezeigt.
   
4. Eine Permanente Stellvertretung wirkt sich ab dem aktuellen Tag der Einrichtung aus.
   Mit einer temporären Stellvertretung wird diese über eine einen bestimmten Zeitraum eingerichtet. Ein Starttermin vor dem aktuellen Datum ist möglich.
   
   
   
5. Eingaben mit dem Befehl "speichern" abschliessen. 

Hinweise:

Beim Einrichten einer Stellvertretung sollten möglichst alle Berechtigungen vergeben werden. Es ist sonst nicht sicherstellt, dass für die Vertretung alle Prozesse richtig funktionieren.

Die permanente Vertretung greift ab dem Tag, an dem sie vergeben wird. Bei der temporären kann der Zeitraum auch vor dem aktuellen Tag gesetzt werden, damit sind alle früheren noch offenen Daten zur Freigabe für die Vertretung sichtbar.

Funktionseinschränkungen nach Abacus Update Version 2025 im November 2025:

• Temporäre Stellvertretungen können Absenzen nicht über das Freigabe Cockpit freigeben. Dies ist nur über die Nachricht im Posteingang möglich. Personen mit permanenter Stellvertretung können Absenzen über das Freigabe Cockpit bewilligen.
• Bei temporäre Stellvertretungen wird auf dem Register "Zeit" im Freigabe Cockpit die Zahl "0" angezeigt, auch wenn Einträge vorhanden sind. Es erfolgt jedoch eine Benachrichtigung im Posteingang. 
• Fertiggemeldete Daten werden bei einer temporären Stellvertretung nicht angezeigt, wenn diese STellvertretung nach der Fertigmeldung eingerichtet wurde. Damit die Daten sichtbar werden, muss die betreffende Mitarbeiterin oder der betreffende Mitarbeiter die Fertigmeldung zurückziehen und neu beantragen.