Freigabe Cockpit
Das Video und die weiter unten aufgeführte Bild-Dokumentation zeigen wie Vorgesetzte Zeitperioden, Absenzen und Spesen von Mitarbeitenden visieren können. Die Freigabe von Daten durch Lohnadministratorinnen und Lohnadministratoren ist identisch.
Mit dem Update von Abacus auf die Version 2025 wurde das Visierungsmenu überarbeitet. Es wird neu als Freigabe-Cockpit oder als Arbeitsrapportfreigabe bezeichnet. Hier liegen alle Daten zur Visierung vor, auch Absenzen, welche zuvor nur über die Nachricht im Posteingang bewilligt werden konnten.
Im My Abacus Portal finden Sie ein neues Menu mit der Bezeichnung "Visierung / Freigabe" und gleich darunter das ursprüngliche Menu "Visierung alt". Bitte arbeiten Sie zuerst alle Daten ab, welche noch im alten Visierungsmenu vorhanden sind. Absenzanträge, die vor dem 31. Oktober erfasst wurden, dürfen nur über die Nachricht im Posteingang bewilligt werden.
Im folgenden finden Sie zusätzlich eine Bild-Dokumentation zum neuen Freigabe-Cockpit.
Menu "Visierung bisher"
Alle Daten zur Visierung, welche vor dem 31. Oktober eingegangen, befinden sich im Menu "Visierung bisher". Bitte arbeiten Sie zuerst alle Daten ab, welche noch in diesem Visierungsmenu vorhanden sind. Absenzanträge aus dieser Zeit können nur über den Posteingang bewilligt werden.
Benachrichtigungen im Posteingang
Nach wie vor löst jede Fertigmeldung, jeder Absenz- oder Spesenantrag eine Benachrichtigung im Posteingang aus. Diese sind im Menu Posteingang oder über den Posteingang-Schnellzugriff neben dem Profilbild sichtbar. Es ist möglich die Anträge direkt aus diesen Nachrichten heraus zu visieren oder freizugeben.
Schnellzugriff
Das Blitz-Symbol führt direkt zur Freigabe-Funktion, damit können Arbeitsrapporte (Zeit), Spesen und Absenzen direkt visiert oder freigegeben werden.
Das Symbol des Auges führt in die Details des betreffenden Antrags. In der Freigabe der Arbeitszeit zum Beispiel direkt in die Zeiterfassung der betreffenden Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters.
Der Pfeil nach rechts öffnet das Mail im Posteingang. Auch von hier kann der Antrag direkt beantwortet werden.
Posteingang
Ein Klick auf die Nachrichtenzeile öffnet rechts ein Fenster mit Detailangaben.
Mit der Schaltfläche "Antworten" kann der Antrag genehmigt oder zurückgewiesen werden.
Menu "Freigabe Cockpit"
In diesem Menu sind die vorhandenen Daten auf drei Reiter verteilt: Spesen, Absenzen und Zeit.
Sobald
etwas zur Visierung vorhanden ist, wird dies über die Zahl rechts neben den Begriffen angezeigt.
Arbeiten Sie sich von links nach rechts durch und bearbeiten Sie zuerst den Reiter der Spesen. Die Visierung einer Zeitperiode ist zum Beispiel nicht möglich, wenn in jenem Zeitraum noch offene Absenzanträge vorhanden sind.
Bereits visierte, freigegebene oder zurückgewiesene Daten finden Sie in den Abschnitten "bestätigt" bzw. "abgelehnt".
Das kleine Filter-Zeichen rechts am Ende der Zeile in jedem der drei Reiter gibt verschiedene Filtermöglichkeiten frei, welche mit dem Plus-Symbol abgespeichert werden können.
Spesen
Visierung oder Freigabe mit der Auswahlfunktion. Dazu die betreffenden Zeilen markieren und den Befehl "freigeben" oder "ablehnen" auswählen. Wie gewohnt kann eine Ablehnung nur mit der Eingabe einer Bemerkung erfolgen.
Die Visierung oder Freigabe ist auch in der Detailansicht möglich. Neben der Einsicht in den Beleg (1) kann ein Kommentar erfasst (2), eine allfällige Änderungshistorie abgerufen (3) oder der Spesensatz bearbeitet werden (4). Auch aus dieser Ansicht ist die Freigabe oder das Ablehnen des Spesensatzes möglich.
Eine Ablehnung ist immer nur mit Bemerkung möglich.
Absenzen
Visierung oder Freigabe mit der Auswahlfunktion. Dazu die betreffenden Zeilen markieren und den Befehl "freigeben" oder "ablehnen" auswählen. Wie gewohnt kann eine Ablehnung nur mit der Eingabe einer Bemerkung erfolgen.
Die Detailanzeige gibt unter anderem die Absenzübersicht zum laufenden Jahr frei oder zeigt die Absenzübersicht des Teams.
Die Absenz kann auch direkt aus dieser Ansicht bewilligt oder abgelehnt werden.
Zeit
Die Schaltflächen für die Freigabe oder Ablehnung von Zeiterfassungsdaten können analog der Spesen und Absenzen mit der Auswahlfunktion sichtbar gemacht werden.
Alternativ erscheinen bei der Berührung der Zeile mit der Maus ganz am Ende drei Symbole. Diejenigen in grün und rot dienen der Bestätigung oder Ablehnung der Daten. Die Büroklammer zeigt die Monatsübersicht der
Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters.
Das Anklicken der ganzen Zeile führt in die Zeiterfassung des entsprechenden Monats der ausgewählten Person. So können die einzelnen Tage kontrolliert werden.
Vorgesetzte können kleine Korrekturen anbringen, ohne dass der Monat zurückgewiesen oder vom Mitarbeitenden zurückgezogen werden muss, z.B. die Verschiebung einer Arbeitszeit ins korrekte Projekt oder Ergänzungen in der Stundenerfassung. Mitarbeitende können diese Änderung über die Änderungshistorie in diesem Monat nachvollziehen, werden aber nicht benachrichtigt.
Mit der Erledigung der Anträge verschwinden dann auch die entsprechenden Benachrichtigungen aus dem Posteingang.
Hinweise
- Datensätze welche von einer zweiten Instanz freigegeben werden müssen, bleiben solange im Status beantragt, bis die Freigabe erfolgt ist.
- Eine Zurückweisung wirkt sich nicht mehr auf die einzelnen Datensätze in der Zeiterfassung aus, mit dieser wird der fertiggemeldete Monat zurückgesetzt und ist für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter wieder zu Bearbeitung frei.
- Rückweisungen bei Personen mit Mehrfachverträgen wirken sich auf alle Anstellungen aus. Die Daten verschwinden bei allen vorgesetzten Personen in diesem Fall aus dem Visierungsmenu.