Benachrichtigungen verwalten

Von einzelnen Vorgesetzten der Pilotämter haben wir die Rückmeldung erhalten, dass die E-Mail Benachrichtigungen als lästig empfunden werden. Die Mehrheit schätzt die Benachrichtigungen, die sie als Erinnerung für anstehende Aufgaben hilfreich sind. Neu kann jede / jeder Vorgesetzte selber definieren, welche Benachrichtigungen sie / er erhält. Es handelt sich dabei um eine bewusste Abmeldung der Vorgesetzten von diesen Benachrichtigungen. Die / der Vorgesetzte übernimmt mit der Abmeldung die alleinige Verantwortung, dass Prozesse und Aufgaben termingerecht abgeschlossen werden.

Videoanleitung "Benachrichtigungen verwalten"

Dokumentation "Benachrichtigungen verwalten"

Prädikate und Kommentare aus Zwischenbeurteilung übernehmen

Erstellt eine Vorgesetzte / ein Vorgesetzter eine Zwischenbeurteilung für eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter, beurteilt sie / er alle Ziele und Kompetenzen. Erfolgt dann Ende Jahr die Beurteilung, müssen alle Prädikate und Kommentare nochmals eingegeben werden. Neu werden die Prädikate und Kommentare aus der Zwischenbeurteilung der gleichen Beurteilungsperiode in die Beurteilung übernommen, können dann aber noch bearbeitet und angepasst werden.

Einblick in "Aus meiner Sicht"

Die Vorgesetzte / der Vorgesetzte hatte bisher keinen Einblick in die Beurteilung "Aus meiner Sicht" während des Prozesses. Nur nach Abschluss des Prozesses wurde das PDF Dokument "Aus meiner Sicht" ins Fabasoft exportiert. Dort konnte die Vorgesetzte / der Vorgesetzte das Dokument einsehen. Dies allerdings nur, wenn es online ausgefüllt worden war und der Prozess von Seiten MA abgeschlossen wurde. Neu hat die Vorgesetzte / der Vorgesetze Einblick in die Beurteilung "Aus meiner Sicht", wenn die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter den Prozess online durchgeführt hat und das Gespräch stattgefunden hat. Gleich bleibt, dass das PDF Dokument "Aus meiner Sicht" nach Abschluss des Prozesses ins Fabasoft überführt wird.

E-Mail werden "privat" gesendet

Wenn im Outlook Stellvertretungen eingerichtet sind, konnten diese Stellvertretungen die PDF Dokumente der Zielvereinbarung bzw. der Beurteilung und anderer Prozesse einsehen. Neu werden E-Mail aus dem ZBF System mit dem Flag "privat" versendet. Dies hat zur Folge, dass Stellvertretungen keine Einsicht mehr in diese Benachrichtigungen haben.

Gesamtbeurteilung am Schluss des PDF Dokuments

Die Aufführung des Prädikats "Gesamtbeurteilung" auf der ersten Seite des PDF Dokumentes war unglücklich. Diese Informationen wollen die Vorgesetzten in der Regel noch nicht zu Beginn des Beurteilungsgespräches offen legen. Neu wird das Prädikat "Gesamtbeurteilung" nach der Beurteilung der Ziele und Kompetenzen aufgeführt. Vor dem Prädikat "Gesamtbeurteilung" wird ein Seitenumbruch eingefügt, so dass dieses Prädikat sicher auf einer neuen Seite dargestellt wird.

Erfasserin / Erfasser von Kommentaren während der Beurteilungsperiode

Nicht nur die / der direkte Vorgesetzte sondern auch die höheren Vorgesetzten (z.B. Amtsleiter) können während der Beurteilungsperiode Kommentare zur Mitarbeiterin / zum Mitarbeiter erfassen. Bei den Kommentaren ist nicht sichtbar, wer ihn erfasst hat. Neu wird bei jedem Kommentar neben Datum und Uhrzeit auch die Erfasserin / der Erfasser aufgeführt.

Kommentar Mitarbeiterin / Mitarbeiter zur Beurteilung

Nach dem Beurteilungsgespräch bestätigt die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter die Durchführung des Gesprächs. Gleichzeitig kann sie / er einen Kommentar eingeben. Dieser Kommentar wird neu auch im E-Mail aufgeführt, welches die / der Vorgesetzte erhält.

Bemerkungen Vorgesetzte zum Gespräch

In den Prozessen Beurteilung und Zwischenbeurteilung kann die / der Vorgesetzte bei der Aufgabe "Gespräch durchführen" Bemerkungen zum Gespräch eingeben. Diese werden nicht im Report ausgegeben und deswegen auch nicht im Fabasoft abgelegt. Neu werden die Bemerkungen zum Gespräch auf dem PDF Dokument ausgegeben.

Katalog "Spezialkompetenzen"

Im Katalog Spezialkompetenzen standen bisher nur ein Eintrag "Projektleitung" zur Verfügung. Dieser Katalog wird nun aufgrund der Rückmeldungen der Pilotämter erweitert. Neu sind folgende Einträge im Katalog verfügbar.

• Führungskompetenzen für Stellvertreterinnen und Stellvertreter von Führungspersonen
• Kompetenzen für Gesundheitskoordinatorinnen und - koordinatoren
• Kompetenzen für Projektleitungen

Termine in Benachrichtigungen

Aufgaben von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiters sind mit einem Enddatum versehen. Dies verhindert, dass ein Prozess bei einer Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter "hängen" bleibt. Der Zeitpunkt für die Aufgabenerfüllung ist abhängig davon, wann die / der Vorgesetzte die Aufgabe an die Mitarbeiterin / den Mitarbeiter auslöst. In den E-Mail Benachrichtigungen wird nur das Datum der Aufgabenerfüllung aufgeführt. Wenn zum Beispiel die / der Vorgesetzte die Aufgabe am 1.8. um 08:00 Uhr auslöst, erhält die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter eine Benachrichtigung, dass die Aufgabe bis am 8.8. abgeschlossen sein muss. Massgebend ist allerdings nicht nur das Datum, sondern auch die Uhrzeit. Dies führte zu Fehlern, wenn Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter die Aufgabe am letzten Tag der First ausführten. Neu wird in der Benachrichtigung neben dem Datum auf die Uhrzeit für die Aufgabenerfüllung aufgeführt.

Termine für den Abschluss von Aufgaben werden in Benachrichtigungen häufig überlesen. Damit dies weniger der Fall ist, werden Termin in Benachrichtigungen neu fett hervorgehoben.

Prozesse pausieren

In Einzelfällen ist es vorgekommen, dass Vorgesetzte Aufgaben an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgelöst haben, obwohl diese in den Ferien weilten. Dies führte dazu, dass diese Aufgaben nach sieben Tagen abgebrochen und der Prozess wieder an die Vorgesetzte / den Vorgesetzten zurückging ohne dass die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter die Chance hatte, die Aufgabe zu erledigen. Neu kann der HR Support des Personalamtes (servicedesk.pa@tg.ch) Prozesse für eine bestimmte Zeit pausieren. Melden Sie sich hierfür beim HR Support.

Eintritt auf PDF Dokumenten

In Einzelfällen ist es vorgekommen, dass der Eintritt der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters auf dem PDF Dokument nicht mit dem tatsächlichen Eintritt übereinstimmte. Der Eintritt wurde von den PDF Dokumenten entfernt.