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Personalbudget 2025+
Die folgende Anleitung erklärt die Benutzung der neuen Personalbudget-Anwendung.
Der Personalbudgetprozess des Kantons Thurgau umfasst fünf Phasen, bevor das Budget dem Grossen Rat vorgelegt wird.
In jeder Phase können durch berechtigte Rollen Anpassungen an den Stellenplananträgen oder den Pauschalen gemacht werden. Die Berechtigungen der Rollen unterscheiden sich pro Phase und sind in folgender Tabelle erklärt:
R = Leserechte, W = Schreibrechte, W+ = Schreibrechte + Berechtigung die entsprechende Phase abzuschliessen
Mit den Filtern kann kontrolliert werden, welche Daten unter den einzelnen Reitern angezeigt werden. Die Auswahlmöglichkeiten, die getroffen werden können, hängen dabei von der Rolle der Benutzenden ab.
Departement: Zeigt das Departement, welchem die Benutzenden angehören.
Amt / Betrieb: Auswahl des Amtes oder Betriebes. Die Möglichkeiten basieren auf der Berechtigung der Benutzenden. Eine Amtsleiterin / ein Amtsleiterin oder eine Betriebsleiterin / ein Betriebsleiter kann jeweils nur das eigene Amt oder den eigenen Betrieb auswählen. Eine Controllerin / ein Controller kann alle Ämter und Betriebe im ihrem / seinem Departement auswählen. Die Auswahlmöglichkeiten einer Personalbudgetverantwortlichen / eines Personalbudgetverantwortlichens (PBV) basieren auf der Organisationseinheit, auf welcher sie / er PBV ist.
Kostenstelle: Auswahl der Kostenstelle, falls ein Amt oder Betrieb mehr als eine Kostenstelle besitzt. Ist nichts ausgewählt, werden alle Kostenstellen zusammengefasst dargestellt.
Phase: Zeigt die aktuelle Budgetphase, in der sich die Organisationseinheit befindet (Phase 1: Eingabe Amt /Betrieb, Phase 2: Korrekturen Departement, Phase 3: Bilaterale Gespräche, Phase 4: 1. Lesung Regierungsrat, Phase 5: 2. Lesung Regierungsrat).
Besoldungsanpassung: Zeigt den Wert der Besoldungsanpassung für das Budgetjahr an. Dieser wird vom Regierungsrat festgelegt.
Rolle: Für Personen mit mehr als einer Rolle in der Verwaltung ist es möglich hier eine Rolle auszuwählen, um das Budget mit den entsprechenden Berechtigungen anzuschauen. Wird die Rolle gewechselt müssen die restlichen Filter neu eingestellt werden.
Unter dem Reiter Personalbudget findet sich eine Übersicht über das gesamte Personalbudget des aktuellen Budgetjahres. Es werden alle Werte angezeigt zu denen die Benutzenden berechtigt sindDas Stellenquantum Aktuell zeigt die aktuell für das Budgetjahr bewilligten Stellen an. Das bedeutet, eingereichte Stellenanträge und auslaufende Projektstellen werden hier nicht miteinbezogen.Das Stellenquantum Neu zeigt alle aktuell für das Budgetjahr bewilligten Stellen, inklusive der noch offenen Stellenanträge.Die Besoldung Neu gibt die basierend auf dem Stellenquantum Neu berechneten Ausgaben in Franken an.Die Pauschalen Neu zeigt den Wert der Pauschalen Zuschläge / Abzüge in Franken an.Die Spalte Total zeigt die Summe aus Besoldung Neu und Pauschalen Neu.
Unter dem Reiter Besoldungskosten finden sich die für das Budgetjahr progostizierten Besoldungskosten aufgelistet nach Funktionen. Diese basieren auf den aktuell bewilligten Stellen und den offenen Stellenanträgen. Die Ansicht kann mithilfe des Seitenkopfes gefiltert und angepasst werden.
Die Kostenherkunft gibt an, woher die Kosten für den Durchschnittslohn der Funktion kommen.
Das Stellenquantum zeigt die aktuell vom Regierungsrat bewilligten Stellen pro Funktion an und das Belegungsquantum, wie hoch die tatsächliche Belegung pro Funktion ist.
Die Spalte Beantragte Stellen zeigt die aktuell beantragten Stellen über alle Stellenanträge.
Die Durchschnittlichen Kosten geben den Durchschnittslohn der Funktion an, welcher zusammen mit dem Stellenquantum, den Beantragten Stellen und der Besoldungsanpassung zu den Gesamtkosten der Funktion führt. Die Besoldungsanpassung wird automatisch auf Basis des vom Regierungsrat bewilligten Wertes berechnet.
Unter dem Reiter Pauschale Zuschläge / Abzüge können diese angesehen werden. Die Ansicht kann mithilfe des Seitenkopfes gefiltert und angepasst werden. Die Pauschalen sind auf verschiedene Kategorien und Kostenarten aufgeteilt, da gewisse Kategorien wie das Dienstaltersgeschenk, die Familienzulage, Inkonvenienzenzulagen und Monatliche Zulagen auf verschiedene Kostenarten und somit verschiedene BUFIS-Konten gebucht werden können.
Für die meisten Kategorien wird ein Wert vorgeschlagen. Das Dienstaltersgeschenk wird auf Basis der bekannten Anstellungsdauer berechnet und für alle anderen Kategorien ausser "Rückerstattungen durch Dritte" und "Aushilfen für Langzeitkrankheitsausfälle" wird ein Wert aufgrund des Vorjahresbetrags berechnet. Die Angaben, welche Lohnarten und Kriterien benutzt werden, um Kosten für die Berechnung einer Pauschalenkategorie zuzuordnen, finden sich in diesem Kapitel auf der Textseite "Berechnungsgrundlage der Pauschalen" (Personalbudget: Berechnungsgrundlage der Pauschalen (tg.ch)).
Wird manuell eine Änderung an einer Pauschale vorgenommen wird ausserdem die Differenz ausgewiesen und der Betrag unterscheidet sich von der Berechnung.
Eine neue Pauschale kann mithilfe des Knopfes Neue Pauschale oder einem Klick auf eine bestehende Pauschale erfasst werden. Dadurch öffnet sich folgendes Fenster.
Hier kann nun mit einem Klick auf das grüne + eine neue Pauschale erfasst werden oder der Kostenvorschlag mithilfe der Spalten +/- und Anpassung angepasst werden, wodurch die Kosten sich nun vom Kostenvorschlag unterscheiden. Ausserdem sollte bei einer Anpassung der Kosten immer auch noch eine Bemerkung verfasst werden.
Schlussendlich werden die Änderungen mit Speichern gespeichert oder mit Abbrechen verworfen.
Unter dem Reiter Stellenanträge sind alle beantragten Aufgaben mit den ihnen zugewiesenen Funktionen aufgelistet. Ferner ist ersichtlich, auf welche Kostenstelle sie verrechnet werden, wie viele Stellen für die Aufgabe beantragt wurden und zu welchen Mehrkosten dies führt. Alle Aufgaben gehören jeweils zu einem bestimmten Stellenantrag dessen Titel ebenfalls erwähnt wird.
Ein Antrag kann durch klicken auf den entsprechenden Eintrag bearbeitet werden und ein neuer Antrag wird mithilfe des Buttons Neuer Antrag erstellt.
Dadurch öffnet sich ein neues Fenster mit drei Reitern. Unter dem Reiter Antrag werden alle Angaben zum Stellenplanantrag erfasst. Es gibt Angaben zum Gesamtantrag und Angaben zu den einzelnen Aufgaben, welche unter dem Antrag gebündelt werden.
Zu den Angaben zum Gesamtantrag gehört der Titel des Antrags und ein Kommentar. Diese sind Pflichtfelder und liefern eine Beschreibung des Antrags. Ausserdem können eine Reduktion des Sachaufwandes und/oder geplante Mehreinnahmen, welche durch den Antrag ausgelöst werden, angegeben werden. Schlussendlich sind hier auch das Quantum Total und die Mehrkosten Personalaufwand, die durch den gesamten Antrag ausgelöst werden, ersichtlich. Es handelt sich dabei um nicht bearbeitbare Felder, welche die Summen aller unter dem Antrag aufgelisteten Aufgaben darstellen.
Im zweiten Teil werden die Angaben, welche zu den einzelnen Aufgaben gemacht werden müssen, eingegeben. Zuerst wird mit dem Zeichen angegeben ob es sich um einen Stellenaufbau (+) oder Stellenabbau (-) handelt. Danach wird das Quantum, welches die Aufgabe benötigt (oder nicht mehr benötigt) angeben. Im Feld Aufgabe wird eine Bezeichnung für die Aufgabe gewählt. Wird das Kästchen Projektstelle angewählt, kann zusätzlich ein Datum befristet bis für die Aufgabe angeben werden. Handelt es sich um eine bestehende Stelle kann mithilfe der Lupe nach einer Stelle gesucht werden. Gibt es die Stelle noch nicht, wird das Kästchen bestehende Stelle abgewählt und man kann nun eine Kostenstelle und Funktion für die Aufgabe angeben. Schlussendlich kann noch eine Beschlussart aus einer bestehenden Liste ausgewählt werden und eine Begründung für die Aufgabe erfasst werden
Mithilfe des grünen + kann eine weitere Aufgabe zum Antrag hinzugefügt werden und mit dem roten x wird eine Aufgabe gelöscht. Eine Aufgabe kann jedoch um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten nur in der Phase 1 des Budgetprozesses komplett gelöscht werden. Danach muss das Quantum der Aufgabe auf 0 gesetzt werden, was einer Löschung der Aufgabe gleichkommt.
Unter dem Reiter Kommunikation können Kommentare der am Antrag beteiligten Personen eingesehen und erfasst werden und unter Hilfe ist diese Hilfeseite auf weiter.tg.ch verlinkt.
Schlussendlich werden die Änderungen mit Speichern gespeichert oder mit Abbrechen verworfen.
Unter dem Reiter Phasenvergleich lässt sich schnell ein Überblick darüber gewinnen, wie sich die beantragten Stellen und das Gesamtbudget über die einzelnen Budgetphasen pro Amt und Kostenstelle verändert haben.
In der Phasensteuerung können Phasen abgeschlossen oder teils auch wieder neu eröffnet werden. Ausserdem werden die von der Finanzverwaltung gesetzten Fristen pro Phase dargestellt.
Eine Amtsleiterin / ein Amtsleiter oder deren PBV kann die Phase 1 für das eigene Amt und die ihm unterstellten Betriebe durch einen Linksklick auf offen in der Spalte Phase 1 abschliessen. Der Eintrag in der Spalte ändert dann auf abgeschlossen.
Eine Controllerin / ein Controller kann dies für ein Amt in seinem / ihrem Departement ebenfalls. Ausserdem kann sie / er durch einen Klick auf abgeschlossen die Phase 1 für ein Amt ihrer / seiner Wahl wieder öffnen, sofern sich das Departement noch nicht in der Phase 3 oder höher befindet. Alle in der Phase 2 vorgenommen Änderungen werden dabei in die erneut geöffnete Phase 1 übernommen. Durch Betätigung des Buttons Phase 2 für Departement definitiv abschliessen kann eine Controllerin / ein Controller die Phase 2 für ihr / sein ganzes Departement abschliessen. Dies ist nicht wieder umkehrbar! Ist die Phase 2 einmal abgeschlossen kann sie nicht wieder geöffnet werden.
Unter dem Reiter Auswertungen finden sich jegliche Dokumente für die Validation der von der Anwendung berechneten Werte und den Export der Daten.
Die Berechnungsgrundlagen Lohn / Stellenquanten beinhalten zwei Excel Dokumente, welche das Nachvollziehen der Berechnung der Besoldungskosten ermöglichen. Es werden immer alle Daten ausgegeben, zu denen man maximal berechtigt ist. Die Mappe Lohnberechnungsgrundlagen.xlsx beinhaltet alle Angestellten mit den Informationen zu ihren Funktionen, Stellen, Pensen und Löhnen, sowie auf welche Fibu-Konten und Kostenstellen sie verbucht werden. Dies ermöglicht es, den vom Personalbudget 2025+ berechneten Durchschnittslohn und die Gesamtbesoldungskosten pro Funktion leicht nachzuvollziehen. Die Mappe Stellenbelegung.xlsx gibt Informationen zu den Stellen. Dadurch lassen sich das Stellenquantum und Belegungsquantum überprüfen. Mit den Angaben zu Vertragsarten und Personaltypen können ausserdem Stammdatenfehler leicht identifiziert und behoben werden.
Die Berechnungsgrundlagen Pauschalen beinhalten eine Auflistung aller Ausgaben, die in eine Pauschale fallen, aufgeschlüsselt nach Mitarbeiterin / Mitarbeiter und Kategorie, in welche sie fallen. Dadurch lässt sich der vorgeschlagene Vorjahreswert, welcher bei den Pauschalen berechnet wird, leicht nachvollziehen und überprüfen. Es werden alle Daten ausgegeben, zu welchen der Nutzende berechtigt ist.
Die Dokumente Regierungsrat enthalten die Stellenentwicklung und die Stellenplananträge als PDF. Die angezeigten Informationen beruhen auf den Berechtigungen des Nutzenden. Eine Amtsleiterin / ein Amtsleiter sieht nur die Zahlen seines Amtes unter dem Departement aufgelistet. Die Stellenentwicklung gibt einen Überblick darüber, wie sich die Anzahl Stellen vom letzten zum diesjährigen Budget verändert haben. Ausserdem gibt sie einen Überblick über die Stellenquanten und Kosten, die aus den gestellten Stellenplananträgen entstehen, und aus welchen Kategorien sich diese zusammensetzen. Schlussendlich enthält sie noch eine kurze Aufstellung aller Stellenplananträgen. Das Dokument Stellenplananträge gibt alle Informationen zu den einzelnen Stellenplananträgen. Die Anträge sind geordnet nach Organisationseinheit.
Der BUFIS-Export gibt den Betrag pro BUFIS-Konto aus. Er wird für die Eingabe ins BUFIS verwendet, kann aber auch dazu verwendet werden, schnell die Gesamtbeträge, die pro BUFIS-Konto budgetiert werden, zu überprüfen.
Im Pauschalen Export finden sich alle budgetierten Kosten der Pauschalen für alle Ämter und Betriebe auf die der Nutzende Zugriff hat. Er ist fast deckungsgleich mit dem Reiter Pauschale Zuschläge / Abzüge, zeigt aber etwas mehr Informationen an.
Rückmeldungen und Fragen können an die E-Mail Adresse servicedesk.pa@tg.ch gestellt werden.
Stammdatenfehler können in der Phase 1 des Budgetprozesses gesammelt und angegeben werden. Sie können dann vom Personalamt korrigiert werden. Nach Abschluss der Phase 1 werden keine Stammdatenfehler mehr korrigiert.